Guide du demandeur

Ce que vous retrouvez dans ce Guide

1. Conseils pratiques

Agents de projet

Avant de commencer à travailler sur la rédaction de votre projet, nous vous recommandons de contacter un agent de projet afin de vérifier l’admissibilité de votre idée de projet.

Les agents de projets du programme peuvent commenter une proposition préliminaire de votre projet afin de vous réorienter dans la rédaction du formulaire et vous diriger au besoin vers des personnes-ressources. Ces demandes doivent cependant leur parvenir au moins un mois avant la date limite de dépôt des projets.

Participation de la population

Un des principaux résultats du programme est la participation de la population dans la réalisation de projets environnementaux. L’implication de la communauté dans un projet se définit en termes de nombre de personnes et de partenaires impliqués, d’appuis reçus de la communauté pour confirmer le besoin du projet et des bénéfices qui en résulteront pour la collectivité.

Plan de gestion intégré régional

Votre projet peut soutenir la mise en œuvre de projets découlant d’un Plan de gestion intégré régional (PGIR) ou de tout autre plan de gestion. Les PGIR sont développés en collaboration avec les acteurs des Tables de concertation régionales (TCR) mises en place sur le territoire du Saint-Laurent dans le cadre de la Gestion intégrée du Saint-Laurent (GISL).

Détails techniques et planification

• Lorsque vous présentez un projet, vous devez prévoir un délai d’environ 16 semaines, à partir de la date de dépôt de projets, avant de recevoir une réponse. Votre échéancier doit donc en tenir compte
• La présentation de votre projet doit obligatoirement comporter le formulaire de demande, prévision budgétaire et le calendrier du plan de travail ainsi que toute information requise pour en faire une évaluation judicieuse (des pièces peuvent être jointes).
• Votre demande de financement doit être envoyée par courriel à l'adresse Interactions_Communautaires_Quebec_Community_Interaction@ec.gc.ca
• Veuillez prendre connaissance des notes présentées dans les sections du Formulaire de demande de financement, elles vous donnent de bons conseils pour rédiger la présentation de votre projet. Si vous avez des questions en cours de rédaction, n’hésitez pas à communiquer avec un agent de projets.
• N’oubliez pas que l’évaluation de votre projet sera faite sur la base des renseignements contenus dans les documents que vous nous aurez fait parvenir. Ces renseignements doivent donc être présentés de manière claire, précise, détaillée et complète.
• Lorsque nécessaire, les démarches pour obtenir les autorisations et les permis en vertu des lois et des règlements applicables doivent être entreprises le plus tôt possible pour éviter tout retard dans la mise en œuvre du projet.

Pour obtenir plus de renseignements sur le programme ou obtenir les documents pour soumettre un projet, veuillez communiquer avec un agent de projets.

2. Admissibilité de votre organisme au PIC

Le Programme Interactions communautaires s’adresse à tout organisme non gouvernemental et à but non lucratif, légalement constitué depuis au moins un an et qui a une place d’affaires établie au Québec. Les organismes doivent démontrer qu’ils possèdent une charte selon la Loi sur les compagnies du gouvernement du Québec (Partie III) ou son équivalent.

Les communautés autochtones situées au Québec sont admissibles.

Les individus, les ministères, les organismes gouvernementaux, les municipalités, les établissements d’enseignement et les entreprises privées ne sont pas admissibles.

3. Admissibilité de votre projet

Pour vérifier l’admissibilité de votre projet, veuillez consulter les tableaux de la section 4. Il est cependant conseillé de communiquer avec un agent de projets qui saura vous aider à déterminer l’admissibilité de votre projet et des activités qui le composent.

Objectif de votre projet

Le PIC soutient la réalisation de projets communautaires permettant d’atteindre les objectifs suivants :

• améliorer l’écosystème du Saint-Laurent;
• soutenir la mise en œuvre de projets issus de la communauté qui visent à conserver la biodiversité, la pérennité des usages et l’amélioration de la qualité de l’eau;
• soutenir la mise en œuvre de projets découlant d’un Plan de gestion intégré régional (PGIR).

Territoire de mise en œuvre de votre projet

Le PIC soutient la réalisation de projets se déroulant sur le territoire du Saint-Laurent. « Saint-Laurent » désigne l’eau, le lit, les rives, le littoral, les milieux humides et les barachois ainsi que les îles, les archipels et les lacs fluviaux.

Rive sud : territoire qui s’étend de Cornwall jusqu’à Gaspé et qui inclut la partie québécoise de la baie des Chaleurs et les îles-de-la-Madeleine. 

Rive nord : territoire allant de Carillon jusqu’à Blanc-Sablon, incluant Anticosti et le Saguenay.

Ce territoire comprend également les principaux tributaires et des sections de tributaires secondaires essentiels au cycle de vie d’espèces dépendantes du Saint-Laurent. Les interventions dans les tributaires secondaires doivent être en lien direct avec les espèces en question ou avec la pollution agricole diffuse.

Dans le cas des projets visant à éliminer la pollution agricole diffuse, le territoire du PIC s’étend également à certaines autres portions de territoire qui ont un impact majeur sur l’écosystème du Saint-Laurent. Votre proposition devra clairement démontrer le lien entre ces portions du territoire et l’importance de l’impact sur l’écosystème du Saint-Laurent.

Projets non admissibles

Les types de projets suivants ne sont pas admissibles au PIC :

• Les projets de responsabilité gouvernementale de même que les interventions requises en vertu de lois et de règlements.
• Les projets de responsabilité municipale.
• Les projets d’achat et/ou d’entretien de terrains, d’immeuble, de mobiliers urbains ou tout autre structure (par exemple : quais, marinas, débarcadères, routes).
• Les projets de décontamination de sols et de sédiments.
• Les projets et interventions compris dans le mandat des organismes qui reçoivent du financement d’Environnement et Changement climatique Canada ou du de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques du Québec pour soutenir ce dit mandat.
• Les projets présentant des activités de lobbying;
• Les projets récurrents.
• Les projets présentant des activités en cours de réalisation ou ayant eu lieu.
• Les projets présentant des activités annuelles, des événements réguliers, des concours et des événements-bénéfices.
• Les projets présentant des dépenses de fonctionnement non associées aux projets.
• Les projets présentant des dépenses liées aux activités régulières de l’organisme.
• Les projets de création d’organisme.

Veuillez consulter un agent de projets afin de savoir si votre projet et les activités qui en font partie sont admissibles ( voir Conseils pratiques). 

4. Volets d’intervention

Les quatre volets d’intervention admissibles au PIC sont les suivants :

• Volet 1 : Sensibilisation
• Volet 2 : Étude
• Volet 3 : Étude-action
• Volet 4 : Restauration et/ou Protection

Volet 1 – Sensibilisation

Des activités de sensibilisation qui découlent d’une problématique environnementale précise, qui ciblent un certain groupe et qui mènent à des actions concrètes à échéance brève. Dans le cadre du projet, un suivi des changements de comportements ou d’acquisition de nouvelles connaissances doit être effectué.

Volet 2 – Étude

Des projets d’étude relatifs à une problématique environnementale précise visant à dresser un plan d’intervention à mettre en application sur le terrain.

Volet 3 – Étude-action

Des projets d’étude relatifs à une problématique environnementale précise visant à dresser un plan d’intervention à mettre en application sur le terrain, suivis par la mise en oeuvre des actions appropriées.

Volet 4 – Restauration et/ou protection

Restauration

Des projets de restauration qui découlent d’une problématique environnementale précise en lien direct avec le Saint-Laurent.

Protection de la biodiversité

Des projets de protection qui découlent d’une problématique environnementale précise en lien direct avec le Saint-Laurent.

Veuillez consulter un agent de projets afin de savoir si votre projet et les activités qui en font partie sont admissibles (voir Conseils pratiques).

5. Renseignement sur le financement de votre projet

Contribution maximale du PIC

Le programme peut financer jusqu’à 70 % de la valeur totale des dépenses admissibles du projet.

(*)Pour le volet « Étude-action », le financement demandé au PIC pour la partie Étude du projet ne devrait pas dépasser 50 % du montant demandé et un maximum de 50 000 $.

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles engagées dans le projet peuvent comprendre :

• salaires, les avantages sociaux incluant les dépenses obligatoires liées à l’emploi; ;
• gestion et services professionnels, comme service en communication, graphisme, traduction, comptabilité;
• déplacements et de séjour;
• matériaux et fournitures;
• impressions, la production et la distribution;
• acquisitions ou la location d’équipement;
• locations et l’utilisation de véhicules;
• entrepreneurs nécessaires pour exécuter les activités liées au projet;
• parts raisonnables de frais généraux et/ou de frais d’administration qui ne doivent pas être inclus dans les autres types de dépenses;
• montants de la TPS non remboursable par l’Agence du revenu du Canada, ainsi que les montants de la TVQ non remboursables par le gouvernement du Québec.

Nous vous invitons à faire une évaluation la plus juste des dépenses et à consulter un agent de projets pour toute validation (voir section Conseils pratiques).

Fonds de contrepartie

Concernant les fonds de contrepartie (c'est-à-dire les sommes investies par vos partenaires dans le projet), ils peuvent être fournis en espèces ou en nature. Cependant, pour les projets dont la valeur totale atteint ou dépasse 35 000 $, les fonds de contrepartie en espèces doivent être d’au moins 10 % de la contribution totale du ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques du Québec (MELCC) et d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC).

La contribution totale du MELCC et d’ECCC représente la somme de toutes les contributions en nature et/ou en espèces de ces ministères pour le projet, incluant la contribution que vous demandez au PIC.

Partenariats

Veuillez également prendre note que la création de partenariats avec le milieu fait partie des critères d’évaluation des projets et doit nécessairement être identifiée lors du dépôt de la proposition. Le financement complémentaire pourra provenir d’organismes du milieu, d’un autre ministère fédéral ou provincial, d’une administration municipale, d’une organisation non gouvernementale, d’une entreprise commerciale et de contributions bénévoles (services, main-d’œuvre, matériaux, prêts d’équipements, dons, etc.).

Par ailleurs, les partenaires identifiés peuvent appuyer un organisme admissible au PIC, mais ils ne peuvent être les maîtres d’œuvre d’un projet.

Vous devez identifier dans votre proposition, le nom, les coordonnées et la contribution de tous les partenaires qui participent au projet que ce soit en y apportant une aide financière, matérielle ou humaine. Dans le formulaire de planification budgétaire, la colonne « Partenaire financier » permet d’en dresser la liste de manière détaillée.

Des lettres d’appui doivent confirmer la valeur monétaire et la description du partenariat. Vous devriez demander ces lettres le plus rapidement possible afin de les joindre à votre demande. Il est important qu’au moment de la négociation de l’Accord ou de la Convention avec le ministère ECCC ou MELCC, la norme de 70 % maximum de financement par le PIC soit respectée et qu’au moins 30 % du financement du projet soit assuré par des fonds de contrepartie.

Il est possible que vous conveniez de partenariats avec des ministères fédéraux ou provinciaux autres qu’ECCC ou que MELCC. Ces partenariats ne feront donc pas partie de la contribution du PIC.

Pour tout renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec un agent de projets ; voir section « Conseils pratiques ».

6. Durée de votre projet

Aucune durée minimale n’est imposée aux projets, par contre, votre projet ne pourra durer plus de 12 mois consécutifs, entre les dates de début et de fin de sa mise en œuvre.

7. Présentation de votre projet

Afin d’être complète, votre proposition de projet doit obligatoirement contenir l’ensemble des éléments requis dans le formulaire de demande de financement au PIC.

Nous vous encourageons à être concis, mais précis dans l’écriture des détails de votre projet, les repères que nous vous donnons en termes de nombre de mots sont à considérer. Votre projet sera évalué pour sa qualité selon des critères d’évaluation portant entre autres sur :

• la démonstration de la problématique;
• la justification du projet;
• la portée environnementale; 
• l’implication de la communauté et des partenaires;
• le groupe ciblé;
• les communications;
• l’appréciation juste du budget;
• le calendrier;
• les méthodologies de travail.

Si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec un agent de projets.

Activités de votre projet

Toutes les activités du projet doivent être suffisamment expliquées afin de permettre l’évaluation de la capacité de votre organisme à entreprendre ce projet, de la méthodologie choisie et du calendrier de réalisation. Les informations sont à présenter dans le formulaire aux sections « Ressources humaines et expérience du personnel », « Plan de travail de votre projet » et « Plan de communication de votre projet ».

Nous entendons par méthodologie d’une activité, l’information permettant de répondre aux questions : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi telle activité sera réalisée ?

Documents additionnels

Les informations et les connaissances dont vous disposez vous permettant de justifier la problématique environnementale ciblée par votre projet et le projet dans son ensemble doivent être synthétisées et servir à appuyer les justifications demandées dans les sections du Formulaire de demande de financement.

• Le territoire concerné par votre projet peut être illustré par des cartes ou des photographies. Si les activités du projet se réalisent sur des terrains qui ne vous appartiennent pas, il sera pertinent d’entreprendre des démarches le plus tôt possible afin de préciser les titres de propriété et d’obtenir les autorisations requises. En effet, le consentement du propriétaire est un élément très important à démontrer. Par ailleurs, si le territoire possède un statut légal particulier, vous devez aussi le spécifier. Les documents et les informations doivent être mentionnés à la section « Autres renseignements pertinents » et les documents seront joints à la demande.
• Les connaissances scientifiques à l’appui de la description du milieu et de la problématique environnementale doivent être résumées à la section « Justification du besoin de votre projet ». Si l’ampleur de leur contenu ne permet pas de les synthétiser adéquatement, elles peuvent être jointes à la demande.
• Le PGIR ou tout plan de gestion duquel découle votre projet n’est pas à retranscrire dans le formulaire. La justification du projet doit permettre de le positionner dans ce plan. Si vous jugez pertinent pour la compréhension de votre projet de produire le PGIR, vous pouvez le joindre (ou seulement la section pertinente) à la demande et le citer à la section « Autres renseignements pertinents ».
• Les impacts sur l’environnement de votre projet doivent être anticipés et décrits. Vous devrez présenter quels seront les impacts des activités que vous souhaitez entreprendre sur l’un ou l’autre des aspects du milieu (végétal, animal, social). Vous devez identifier ce que vous ferez pour y remédier (mesures d’atténuation) avant d’entreprendre le projet, ces informations sont à donner à la section « Exigences environnementales ».
  Si vous avez déjà entrepris des démarches pour obtenir les autorisations nécessaires en vertu des lois et règlements applicables et relatifs à l’environnement, ou si vous avez déjà obtenu des autorisations, veuillez l’indiquer dans la section « Autres renseignements pertinents ». Les documents en question peuvent être joints à la demande.
• Les plans et devis que vous avez déjà obtenus permettront de documenter les aspects techniques de certaines activités. Vous devrez les résumer dans la section « Plan de travail de votre projet ». Les plans pertinents à l’appui de votre projet peuvent être joints à votre envoi.
• Autres renseignements pertinents vous pouvez citer et joidre les autorisations obtenues en vertu des lois et règlements applicables et relatifs à l’environnement ou les démarches entreprises pour les obtenir.

Le territoire concerné par votre projet doit être illustré à l’aide de cartes ou de photographies. Les titres de propriété, des autorisations, le statut légal d’un terrain peuvent être nécessaires pour démontrer le consentement d’un propriétaire aux activités projetées. Portez une attention particulière à la section « Autres renseignements pertinents » et fournissez les documents requis à la demande.

Veuillez contacter un agent de projets si vous avez besoin de précisions.

Indicateurs de rendement

Voici la liste des indicateurs de rendement que vous devriez utiliser afin de mesurer les résultats des activités de votre projet.

Veuillez communiquer avec un agent de programme si vous pensez que votre projet devrait requérir des indicateurs autres que ceux mentionnés ci-dessus.

Pour chacun des indicateurs choisis, vous devrez estimer les résultats que votre projet atteindra. Il est important de bien préciser ces valeurs, car elles font partie intégrante du projet, et de son analyse. De plus, les résultats prévus doivent être réalisables et réalistes. Si des mesures impliquent des calculs et l’utilisation de références, veuillez prendre soin d’indiquer ces formules et les références considérées que vous utiliserez pour quantifier vos résultats.

Durabilité des bénéfices pour l’environnement

Portez une attention particulière à la pérennité, durabilité pour l’environnement des résultats que vous obtiendrez à l’issue du projet. Vous pourriez mettre en place des suivis par des bénévoles, obtenir l’engagement de conservation de terrains par leurs propriétaires ou obtenir l’attribution d’un statut légal de conservation à un territoire.

Pour toute question, veuillez contacter un agent de projet ; voir section « Conseils pratiques ».

8. Expédition de votre demande

Par courriel :

*Vous devriez recevoir un accusé de réception suivant la soumission de votre demande. Si ce n'est pas le cas, c'est que votre soumission n'a pas été reçue par le PIC. Veuillez noter que votre envoi courriel ne doit pas excéder 10 Mo, compte tenu des limites des boîtes de réception. Tout envoi qui excède ce poids ne se rendra pas à destination. Par conséquent, si votre envoi comporte plusieurs fichiers et excède la limite, assurez-vous de compresser les fichiers, de fournir un lien vers un site de transfert ou de procéder à plusieurs envois, en conservant le même titre de courriel.