Guide du demandeur

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Programme Interactions communautaires

Programme d’aide financière favorisant la réalisation de projets communautaires visant à conserver et améliorer l’écosystème du Saint-Laurent

Ce document est destiné aux organismes non gouvernementaux et sans but lucratif et aux communautés autochtones qui désirent obtenir une contribution financière du Programme Interactions communautaires (PIC).

Table des matières

• Conseils Pratiques
• A. Votre organisme est-il admissible au Programme Interactions communautaires?
• B. Votre projet est-il admissible au Programme Interactions communautaires?
• C. Volets d'intervention du Programme Interactions communautaires :
  • Volet 1 – Sensibilisation
  • Volet 2 – Étude
  • Volet 3 – Étude-action
  • Volet 4 – Restauration ou protection
• D. Renseignement sur le financement de votre projet
• E. Durée de votre projet
• F. Présentation de votre projet
• G. Expédition de votre demande

Conseils pratiques

• Ce guide apporte des informations et des conseils à prendre en compte afin de présenter votre demande de financement au Programme Interactions communautaires.
• Avant de commencer à travailler sur la rédaction de votre projet, nous vous recommandons de contacter un agent de projet afin de vérifier l’admissibilité de votre idée de projet.
• Les agents de projets du programme peuvent commenter une proposition préliminaire de votre projet afin de vous réorienter dans la rédaction du formulaire et vous diriger au besoin vers des personnes-ressources. Ces demandes doivent cependant leur parvenir au moins un mois avant la date limite.
• Un des principaux résultats du programme est la participation de la population dans la réalisation de projets environnementaux. Bien que l’implication du plus grand nombre possible de personnes et de partenaires doive être favorisée, l’apport communautaire au projet est aussi établi en fonction de l’appui de la communauté, du besoin identifié par celle-ci et des bénéfices qui en résulteront pour la collectivité.
• Votre projet peut soutenir la mise en œuvre de projets découlant d’un Plan de gestion intégré régional (PGIR) ou de tout autre plan de gestion. Les PGIR sont développés en collaboration avec les acteurs des Tables de concertation régionales (TCR) qui sont graduellement mises en place sur l'ensemble du territoire du Saint-Laurent dans le cadre de la Gestion intégrée du Saint-Laurent (GISL).
• Lorsque vous présentez un projet, vous devez prévoir un délai d’environ 16 semaines, à partir de la date de dépôt de projets, avant de recevoir une réponse. Votre échéancier doit donc en tenir compte.
• La présentation de votre projet doit OBLIGATOIREMENT comporter le formulaire de demande et toute l’information requise pour en faire une évaluation judicieuse (des pièces peuvent être jointes).
• VOTRE DEMANDE DE FINANCEMENT doit être expédiée au plus tard le jour de la date limite du 1^er mars ou du 15 octobre.
  • Pour un envoi postal, le sceau de la poste fera foi de la date d’expédition.
  • Pour un envoi courriel, la date de transmission électronique servira de preuve.
  • Pour un envoi faxé, la date de confirmation de l’envoi automatisé sera considérée.
• N’oubliez pas que l’évaluation de votre projet sera faite sur la base des renseignements contenus dans les documents que vous nous aurez fait parvenir. Ces renseignements doivent donc être présentés clairement, de manière précise, détaillée et complète.
• Veuillez prendre connaissance des notes présentées dans les sections du Formulaire de demande de financement, elles vous donnent de bons conseils pour rédiger la présentation de votre projet. Si vous avez des questions en cours de rédaction, n’hésitez pas à communiquer avec un agent de projets.
• Lorsque nécessaire, les démarches pour obtenir les autorisations et les permis en vertu des lois et règlements applicables doivent être entreprises le plus tôt possible pour éviter tout retard dans la mise en œuvre du projet.

Pour obtenir plus de renseignements sur le programme ou obtenir les documents pour soumettre un projet, ou toute autre information, veuillez communiquer avec un agent de projets :

Courriel : ec.interactionscommunautaires-communityinteraction.ec@canada.ca

Téléphone : 418-648-3444

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A. Votre organisme est-il admissible au PIC ?

Le Programme Interactions communautaires s’adresse à tout organisme non gouvernemental et sans but lucratif, légalement constitué depuis au moins un an et qui a une place d’affaires établie au Québec. Les organismes doivent démontrer qu’ils possèdent une charte selon la Loi sur les compagnies du gouvernement du Québec (Partie III) ou son équivalent.

Les communautés autochtones sont admissibles.

Les individus, les ministères, les organismes gouvernementaux, les municipalités, les établissements d’enseignement et les entreprises privées ne sont pas admissibles.

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B. Votre projet est-il admissible au PIC ?

Pour vérifier l’admissibilité de votre projet, veuillez consulter les tableaux de la section C. Il est cependant conseillé de communiquer avec un agent de projets qui saura vous aider à déterminer l’admissibilité de votre projet et des activités qui le composent.

1. Objectif de votre projet

Le PIC soutient la réalisation de projets communautaires permettant d’atteindre les objectifs suivants:

• améliorer l’écosystème du Saint-Laurent;
• soutenir la mise en œuvre de projets issus de la communauté qui visent à conserver la biodiversité, la pérennité des usages et l’amélioration de la qualité de l’eau;
• soutenir la mise en œuvre de projets découlant d’un Plan de gestion intégré régional (PGIR).

2. Territoire de mise en œuvre de votre projet

Le PIC soutient la réalisation de projets se déroulant sur le territoire du Saint-Laurent. «Saint-Laurent» désigne l’eau, le lit, les rives, le littoral, les milieux humides et les barachois ainsi que les îles, les archipels et les lacs fluviaux.

Plus précisément, il s’agit sur la rive sud, du territoire qui s’étend de Cornwall jusqu’à Gaspé et qui inclut la partie québécoise de la baie des Chaleurs et les îles de la Madeleine. Sur la rive nord, il s’agit du territoire allant de Carillon jusqu’à Blanc-Sablon, incluant Anticosti et le Saguenay.

Ce territoire comprend également les principaux tributaires et des sections de tributaires secondaires essentiels au cycle de vie d’espèces dépendantes du Saint-Laurent. Les interventions dans les tributaires secondaires doivent être en lien direct avec les espèces en question ou avec la pollution agricole diffuse.

Dans le cas des projets visant à éliminer la pollution agricole diffuse, le territoire du PIC s’étend également à certaines autres portions de territoire qui ont un impact majeur sur l’écosystème du Saint-Laurent. Votre proposition devra clairement démontrer le lien entre ces portions du territoire et l’importance de l’impact sur l’écosystème du Saint-Laurent.

3. Projets non admissibles

Les types de projets suivants ne sont pas admissibles au PIC :

• Les projets de responsabilité gouvernementale de même que les interventions requises en vertu de lois et de règlements.
• Les projets de responsabilité municipale.
• L’entretien de terrains ou de structures.
• Les projets de décontamination de sites contaminés.
• Les projets et interventions compris dans le mandat des organismes qui reçoivent du financement d’Environnement et Changement climatique Canada ou du ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques du Québec pour soutenir cedit mandat.
• Les activités de lobbying.
• Les projets récurrents.
• Les activités en cours de réalisation ou ayant eu lieu.
• Les activités annuelles, les événements réguliers, les concours et les événements-bénéfices.
• Les dépenses de fonctionnement non associées aux projets.
• La création d’organisme.
• L’acquisition de terres.

Cette liste n’est pas exhaustive et elle est sujette à changement. Veuillez consulter un agent de projets afin de savoir si votre projet et les activités qui en font partie sont admissibles.

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C. Volets d’intervention du PIC :

Les volets d’intervention admissibles au PIC sont les suivants :

1. Sensibilisation
2. Étude
3. Étude-action
4. Restauration et/ou Protection

Volet 1 – Sensibilisation

Des activités de sensibilisation qui découlent d’une problématique environnementale précise, qui ciblent une certaine clientèle et qui mènent à des actions concrètes à brève échéance. Dans le cadre du projet, un suivi des changements de comportements ou d’acquisition de nouvelles connaissances doit être effectué.

Volet 2 – Étude

Des projets d’étude relatifs à une problématique environnementale précise visant à dresser un plan d’intervention à mettre en application sur le terrain.

Volet 3 – Étude-action

Des projets d’étude relatifs à une problématique environnementale précise visant à dresser un plan d’intervention à mettre en application sur le terrain, suivis par la mise en oeuvre des actions appropriées.

Volet 4 – Restauration et/ou protection

Restauration

Des projets de restauration qui découlent d’une problématique environnementale précise en lien direct avec le Saint-Laurent.

Protection de la biodiversité

Des projets de protection qui découlent d’une problématique environnementale précise en lien direct avec le Saint-Laurent.

Veuillez noter que ces listes ne sont pas exhaustives.

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D. Renseignement sur le financement de votre projet

1. Contribution maximale du PIC

Le programme peut financer jusqu’à 70 % de la valeur totale des dépenses admissibles du projet.

*La part de financement PIC octroyée à la mise en œuvre des actions devrait représenter au moins le trois quarts de la contribution demandée.

La valeur totale du projet représente la somme de tous les coûts du projet, qu’ils soient en espèces ou en nature. Elle tient compte uniquement des dépenses admissibles au PIC telles que définies ci-dessous.

2. Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles engagées dans l’exécution de votre projet doivent être estimées à leur juste valeur et peuvent comprendre les coûts pour les :

• ressources humaines, y compris les salaires et les avantages;
• gestion et services professionnels, comme communications, graphisme, traduction dans les langues officielles;
• déplacements;
• matériel et fournitures;
• impression, production et distribution;
• acquisition ou location d’équipement;
• location et utilisation de véhicules;
• entrepreneurs nécessaires pour exécuter les activités liées au projet;
• part raisonnable des frais généraux et/ou des frais d’administration;
• montants de la TPS non remboursable par l’Agence du revenu du Canada, ainsi que les montants de la TVQ non remboursables par le gouvernement du Québec.

Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive et que vous pouvez communiquer avec un agent de projets pour connaître l’admissibilité d’une dépense non énumérée ci-dessus. Si l’analyse de votre projet révèle des dépenses inadmissibles au PIC, elles seront soustraites et la valeur finale de votre projet sera réduite d’autant, ce qui risque d’influencer à la baisse le montant maximal de la contribution que vous pourriez recevoir du PIC. Dans le formulaire de planification budgétaire, le tableau relatif au « coûts totaux du projet » permet de les énumérer et de les détailler.

3. Fonds de contrepartie et partenariats

Concernant les fonds de contrepartie (c'est-à-dire les sommes investies par vos partenaires dans le projet), ils peuvent être fournis en espèces ou en nature. Cependant, pour les projets dont la valeur totale dépasse 35 000 $, les fonds de contrepartie en espèces doivent être d’au moins 10 % de la contribution totale du ministère de l’Environnement et de la Lutte contre les changements climatiques du Québec (MELCC) et d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC).

La contribution totale du MELCC et d’ECCC représente la somme de toutes les contributions en nature et/ou en espèces de ces ministères pour le projet, incluant la contribution que vous demandez au PIC.

Veuillez également prendre note que la création de partenariats avec le milieu fait partie des critères d’évaluation des projets et doit nécessairement être identifiée lors du dépôt de la proposition. Le financement complémentaire pourra provenir d’organismes du milieu, d’un autre ministère fédéral ou provincial, d’une administration municipale, d’une organisation non gouvernementale, d’une entreprise commerciale et de contributions bénévoles (services, main-d’œuvre, matériaux, prêts d’équipements, dons, etc.).

Par ailleurs, les partenaires peuvent, à titre de commanditaires, appuyer un organisme admissible qui assumera la gestion et la mise en œuvre du projet, mais ils ne peuvent être les maîtres d’œuvre d’un projet.

Vous devez identifier dans votre proposition, le nom, les coordonnées et la contribution de tous les partenaires qui participent au projet que ce soit en y apportant une aide financière, matérielle ou humaine. Des lettres d’appui doivent confirmer ces partenariats en précisant la valeur monétaire du partenariat et la description de l’objet du partenariat. Vous devriez demander ces lettres le plus rapidement possible afin de les joindre à votre demande.

Dans le formulaire de planification budgétaire, le tableau « Financement total du projet –Partenaires au projet » permet d’en dresser la liste de manière détaillée.

Pour tout projet retenu en vue d’un financement par le PIC, une entente devra être signée avec le promoteur, mais celle-ci ne pourra être conclue tant que le promoteur n’aura pas présenté les confirmations de tous les financements mis en appariement de fonds, qu’il s’agisse des partenaires contribuant au projet en espèces ou en nature (biens ou services).

Il est possible que vous conveniez de partenariats avec des ministères fédéraux ou provinciaux autres qu’ECCC ou MELCC. Ces partenariats ne feront donc pas partie de la contribution du PIC, ils doivent être inclus dans l’appariement de fonds d’une valeur d’au moins 30 % que votre projet doit comporter et que le PIC ne financera pas.

Si ces partenariats sont en espèces, et si votre projet a une valeur totale de plus de 35 000 $, vous pourrez les considérer pour la part d’au moins 10 % de fonds de contrepartie en espèces qu’il faut que vous obteniez.

Pour tout renseignement supplémentaire, veuillez communiquer avec un agent de projets.

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E. Durée de votre projet

Aucune durée minimale n’est imposée aux projets, par contre, votre projet ne pourra durer plus de 36 mois consécutifs, entre les dates de début et de fin de sa mise en œuvre.

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F. Présentation de votre projet

Vous devez présenter votre demande de financement au PIC, au plus tard pour l’une ou l’autre des dates de sollicitation : le 1^er mars ou le 15 octobre.

• Pour un envoi postal, le sceau de La Poste fera foi de la date d’expédition.
• Pour un envoi courriel, la date de transmission électronique servira de preuve.
• Pour un envoi faxé, la date de confirmation de l’envoi automatisé sera considérée.

Afin d’être complète, votre proposition de projet doit obligatoirement contenir l’ensemble des éléments demandés dans le formulaire de demande de financement au PIC.

Nous vous encourageons à être concis, mais précis dans l’écriture des détails de votre projet, les repères que nous vous donnons en termes de nombre de mots sont à considérer. Votre projet sera évalué pour sa qualité selon des critères d’évaluation portant entre autres sur la démonstration de la problématique, la justification du projet, la portée environnementale, l’implication de la communauté et des partenaires, la clientèle ciblée, les communications, la juste appréciation du budget, le calendrier et les méthodologies de travail.

Si vous avez besoin de précisions, n’hésitez pas à communiquer avec un agent de projets.

1. Activités de votre projet

Toutes les activités du projet doivent être suffisamment expliquées afin de permettre l’évaluation de la capacité de votre organisme à entreprendre ce projet, de la méthodologie choisie et du calendrier de réalisation. Les informations sont à présenter dans le formulaire aux sections « Ressources humaines et expérience du personnel … », « Plan de travail de votre projet » et « Plan de communication de votre projet ».

Nous entendons par méthodologie d’une activité, l’information permettant de répondre aux questions: qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi telle activité sera réalisée ?

2. Documents additionnels

Les informations et les connaissances dont vous disposez vous permettant de justifier la problématique environnementale ciblée par votre projet et le projet dans son ensemble doivent être synthétisées et servir à appuyer les justifications demandées dans les sections du Formulaire de demande de financement.

Le territoire concerné par votre projet peut être illustré par des cartes ou des photographies. Si les activités du projet se réalisent sur des terrains qui ne vous appartiennent pas, il sera pertinent d’entreprendre des démarches le plus tôt possible afin de préciser les titres de propriété et d’obtenir les autorisations requises. En effet, le consentement du propriétaire est un élément très important à démontrer. Par ailleurs, si le territoire possède un statut légal particulier, vous devez aussi le spécifier. Les documents et les informations doivent être mentionnés à la section « Autres renseignements pertinents » et les documents seront joints à la demande.

Les connaissances scientifiques à l’appui de la description du milieu et de la problématique environnementale doivent être résumées à la section « Justification du besoin de votre projet ». Si l’ampleur de leur contenu ne permet pas de les synthétiser adéquatement, elles peuvent être jointes à la demande.

Le PGIR ou tout plan de gestion duquel découle votre projet n’est pas à retranscrire dans le formulaire. La justification du projet doit permettre de le positionner dans ce plan. Si vous jugez pertinent pour la compréhension de votre projet de produire le PGIR, vous pouvez le joindre (ou seulement la section pertinente) à la demande et le citer à la section « Autres renseignements pertinents ».

Les impacts sur l’environnement de votre projet doivent être anticipés et décrits. Vous devrez présenter quels seront les impacts des activités que vous souhaitez entreprendre sur l’un ou l’autre des aspects du milieu (végétal, animal, social). Vous devez identifier ce que vous ferez pour y remédier (mesures d’atténuation) avant d’entreprendre le projet, ces informations sont à donner à la section « Exigences environnementales ».

Si vous avez déjà entrepris des démarches pour obtenir les autorisations nécessaires en vertu des lois et règlements applicables et relatifs à l’environnement, ou si vous avez déjà obtenu des autorisations, veuillez l’indiquer dans la section « Autres renseignements pertinents ». Les documents en question peuvent être joints à la demande.

Les plans et devis que vous avez déjà obtenus permettront de documenter les aspects techniques de certaines activités. Vous devrez les résumer dans la section « Plan de travail de votre projet ». Les plans pertinents à l’appui de votre projet peuvent être joints à votre envoi.

Veuillez contacter un agent de projets si vous avez besoin de précisions.

3. Indicateurs de rendement

Voici la liste des indicateurs de rendement que vous devriez utiliser afin de mesurer les résultats des activités de votre projet.

Veuillez communiquer avec un agent de programme si vous pensez que votre projet devrait requérir des indicateurs autres que ceux mentionnés ci-dessus.

Pour chacun des indicateurs choisis, vous devrez estimer les résultats que votre projet atteindra. Il est important de bien préciser ces valeurs, car elles font partie intégrante du projet, et de son analyse. De plus, les résultats prévus doivent être réalisables et réalistes. Si des mesures impliquent des calculs et l’utilisation de références, veuillez prendre soin d’indiquer ces formules et les références considérées que vous utiliserez pour quantifier vos résultats.

4. Durabilité des bénéfices pour l’environnement

Les résultats que vous allez obtenir à la fin de votre projet seront quantifiés à l’aide des indicateurs de rendement traités ci-dessus. Puisque votre projet a été motivé par une problématique environnementale il serait souhaitable que vous vous demandiez comment les résultats que vous obtiendrez seront durables pour l’environnement.

Des outils de durabilité doivent alors être mis en place afin de garantir la pérennité des gains environnementaux. Entre autres, il pourrait s’agir de mettre en place un suivi à l’aide de bénévoles, d’associations, de votre organisme, d’un partenaire au projet pour assurer l’entretien des végétaux plantés et des structures installées. Il pourrait aussi s’agir d’obtenir l’engagement écrit de propriétaires au sujet de la conservation de telle section de leur terrain ou d’obtenir l’attribution d’un statut légal de conservation de l’unité territoriale où le projet se situe.

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G. Expédition de votre demande

Votre demande dûment complétée et signée doit être envoyée par l’une ou l’autre des voies d’expédition suivantes

Par voie postale :

(Formulaire imprimé recto verso sur des feuilles de papier 8½ x 11, non boudinées, non reliées et non agrafées)

Programme Interactions communautaires

801-1550, avenue D’Estimauville

Québec (Québec) G1J 0C3

OU

Par télécopieur : 418-649-6674

OU

Par courriel :
ec.interactionscommunautaires-communityinteraction.ec@canada.ca