3. Mise en œuvre (phase II)
Il est possible de subdiviser la mise en œuvre d’un PSSE en six activités distinctes :
- l’identification des procédures de prise de décision et de communication des résultats;
- la rédaction du devis du PSSE pour dépôt aux autorités concernées;
- la préparation de l’appel d’offres et le choix du ou des consultants qui réaliseront le programme;
- la formation des employés qui effectueront les travaux;
- la réalisation des activités de surveillance et de suivi;
- le cas échéant, le déclenchement du plan de contingence.
Cette séquence de mise en œuvre doit évidemment être approuvée par les autorités responsables concernées.
3.1 Identification des mécanismes de communication des résultats et du système de prise de décision (activité 5)
Lors de la mise en œuvre du PSSE, les procédures de prise de décision et de communication des résultats doivent être bien identifiées et il est important que cela soit fait avant le début des travaux. Au besoin, ces procédures peuvent être affichées aux endroits appropriés. Il est important de préciser ici l’importance de bien documenter les activités et les résultats du PSSE, de tenir à jour une documentation et des registres sur l’ensemble des actions de surveillance et de suivi. Cette documentation doit être facilement accessible et partagée par les différents intervenants. La diffusion des rapports de suivi auprès du public est importante et doit être faite à partir d’un plan de communication pouvant utiliser divers média (journaux, internet, atelier, colloque, etc.).
La chaîne de prise de décision et de communication doit comporter expressément les renseignements suivants :
- le nom du responsable de la communication des résultats;
- la façon dont les résultats seront communiqués;
- le nom des personnes à qui les résultats seront communiqués;
- le moment où ces résultats seront communiqués;
- le nom du responsable pouvant autoriser la mise en œuvre des mesures d’intervention prévues.
Puisque les mesures d’intervention peuvent aller jusqu’à la modification des travaux, l’arrêt temporaire ou même définitif, il est important que la chaîne de commandement soit préalablement connue et approuvée par l’ensemble des intervenants (promoteurs, entrepreneurs, consultants, ministères).
3.2 Rédaction du devis du programme de surveillance et de suivi (activité 6)
Lorsque toutes les étapes et toutes les composantes du PSSE ont été élaborées et que toutes les exigences du plan d’échantillonnage et d’analyse ont été définies en détail, le devis du PSSE doit être élaboré. Ce devis, qui sert de base à l’appel d’offres, doit contenir au minimum la description de la problématique et la présentation des objectifs du PSSE, le plan de caractérisation physique, chimique et biologique, le plan de contingence ainsi que les procédures de prise de décision et de communication des résultats.
3.3 Appel d’offres et choix du consultant pour la réalisation du programme (activité 7)
Lorsqu’un promoteur désire déléguer la responsabilité de la réalisation du PSSE à un consultant ou à une firme, un appel d’offres doit être lancé. En fonction du nombre d’offres de services qui sont reçues à la suite du processus d’appel, le promoteur a pour tâche de choisir le consultant ou la firme qui répondra le mieux aux besoins énumérés dans le devis. Ce choix doit être basé, entre autres, sur l’expertise et l’expérience de la firme, l’expertise et l’expérience du personnel désigné pour la réalisation des travaux, la méthodologie proposée ainsi que les honoraires demandés.
3.4 Programmes de sensibilisation et formation des employés (activité 8)
Avant le début des travaux de dragage ou de gestion des sédiments, le responsable de la réalisation du PSSE doit informer les opérateurs et autres travailleurs affectés aux travaux, des mesures d’intervention et des exigences requises pour la protection de l’environnement. Les responsabilités de chacun des intervenants doivent être précisées afin d’assurer la mise en œuvre rapide et efficace du plan de contingence en cas de besoin. Le responsable doit sensibiliser les employés aux répercussions potentielles du projet et à l’importance d’adopter de bonnes pratiques environnementales à toutes les phases des travaux.
3.5 Réalisation des activités de surveillance et de suivi (activité 9)
Lorsque toutes les étapes précédentes sont complétées, les travaux ainsi que les activités de surveillance et de suivi proprement dites peuvent débuter. Dès que les résultats des analyses effectuées sur place ou par des laboratoires extérieurs sont disponibles, ils doivent être compilés, interprétés et communiqués aux intervenants concernés selon les mécanismes établis à la section 3.1. Afin de faciliter l’interprétation des résultats par ces intervenants, les formes de présentations graphiques doivent être privilégiées. Cela permet de déceler rapidement d’éventuels dépassements des seuils d’action prédéfinis. Il est important que le responsable de la réalisation du PSSE tienne, tout au long du programme, un registre des données décrivant minimalement le travail accompli, les conditions météorologiques, les anomalies observées et les mesures d’intervention mises en place.
3.6 Déclenchement du plan de contingence (activité 10)
Selon les résultats obtenus durant les activités de surveillance et de suivi (section 3.5), le plan de contingence pourrait être mis en branle. Cela peut conduire à modifier certains aspects du PSSE ou à mettre en place de nouvelles mesures d’atténuation des impacts (section 2.4).